Các chi phí khi tặng quà doanh nghiệp - Tối ưu ngân sách hiệu quả

Việc đặt quà tặng doanh nghiệp luôn gắn liền với việc cân nhắc chi phí. Hiểu rõ các khoản chi phí cấu thành và những yếu tố ảnh hưởng sẽ giúp bạn quản lý ngân sách một cách hiệu quả. 

Trong bài viết này, UrBox sẽ phân tích chi tiết các chi phí khi tặng quà doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ chỉ ra sáu yếu tố quan trọng tác động đến mức giá, chia sẻ thêm những bí quyết hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu các khoản chi phí quà tặng doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả truyền thông.

Các khoản chi phí chính trong quà tặng doanh nghiệp

Khi lựa chọn quà tặng doanh nghiệp, việc nắm rõ các khoản chi phí chính là điều cần thiết để dự trù ngân sách và tối ưu hóa chi phí hiệu quả. Dưới đây là các chi phí khi tặng quà doanh nghiệp mà bạn cần xem xét:

Giá trị quà tặng

Đây là khoản chi phí cốt lõi, phụ thuộc vào ba yếu tố chính:

• Loại quà: Quà tặng phổ thông như ly sứ hay bút ký thường có giá thấp hơn so với các món quà tặng tầm trung như bộ bát đĩa hay bình hoa, trong khi quà tặng cao cấp như đồng hồ để bàn có giá thành cao hơn.
• Chất lượng: Cùng một loại quà, nhưng chất lượng khác nhau sẽ dẫn đến sự chênh lệch về giá. Ví dụ, ly sứ loại 1 với men tốt sẽ đắt hơn ly sứ loại 2.
• Thương hiệu: Sản phẩm từ thương hiệu uy tín như đồ gốm Bát Tràng hay đồng hồ Kashi thường có giá cao hơn so với các mặt hàng thông thường.

Chi phí in ấn

Chi phí này phụ thuộc vào:

• Kỹ thuật in: Các phương pháp như in lụa, in offset, khắc laser hay in UV sẽ có giá khác nhau, tùy thuộc vào độ phức tạp và chất liệu.
• Số lượng màu in: Số lượng màu in càng nhiều, chi phí càng tăng.
• Kích thước in: Diện tích in lớn cũng dẫn đến chi phí cao hơn.

Chi phí đóng gói

Chi phí đóng gói không chỉ tạo nên sự chuyên nghiệp mà còn tăng tính hấp dẫn cho món quà, bao gồm: 

• Vật liệu: Hộp quà như hộp carton, hộp xi lót lụa, và túi xách cũng như nơ, ruy băng để trang trí. Giá hộp quà khác nhau tùy thuộc vào chất liệu và kích thước.

Chi phí vận chuyển

Thường thì chi phí này sẽ chịu ảnh hưởng bởi:

• Khoảng cách: Mức giá vận chuyển sẽ khác nhau tùy vào từng khu vực.
• Trọng lượng và kích thước: Kiện hàng nặng và cồng kềnh sẽ làm tăng chi phí.
• Thời gian vận chuyển: Giao hàng nhanh sẽ có mức phí cao hơn so với dịch vụ thường.

6 yếu tố then chốt ảnh hưởng đến mức giá khi đặt quà tặng doanh nghiệp

Mức giá quà tặng cho doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi sáu yếu tố quan trọng sau:

Số lượng đặt hàng

Khi đặt hàng với số lượng lớn, doanh nghiệp thường sẽ được hưởng mức chiết khấu hấp dẫn. Việc sản xuất số lượng lớn giúp tối ưu hóa thời gian, nhân lực và nguyên liệu, từ đó giảm giá thành. Tại UrBox, số lượng đặt hàng càng lớn thì ưu đãi càng tốt. Do đó, các công ty nên dự trù nhu cầu và cân nhắc đặt thêm một số lượng nhỏ để hưởng chiết khấu.

Chất lượng sản phẩm

Chất lượng sản phẩm trực tiếp quyết định giá thành. Những sản phẩm loại 1, được làm từ chất liệu cao cấp và trải qua quy trình kiểm định nghiêm ngặt, sẽ có mức giá cao hơn so với sản phẩm loại 2. Chẳng hạn, cùng một mẫu bát cơm sứ trắng tại Bát Tràng, bát loại 1 dày dặn có giá 147.000VND/bộ 6 bát, trong khi loại 2 có giá chỉ 123.000VND/bộ.

Kích thước sản phẩm

Kích thước sản phẩm có mối quan hệ tỷ lệ thuận với chi phí. Sản phẩm lớn hơn sẽ tiêu tốn nhiều nguyên liệu hơn, dẫn đến chi phí in ấn, đóng gói và vận chuyển cũng cao hơn. Ví dụ, một chiếc bình hoa thủy tinh cao 30cm có giá 128.000VND, trong khi lọ cao 25cm chỉ có giá 95.000VND.

Thời điểm đặt hàng

Thời điểm bạn đặt hàng cũng ảnh hưởng đến giá cả và thời gian sản xuất. Vào mùa thấp điểm, bạn có thể thương lượng mức giá tốt hơn, trong khi vào mùa cao điểm như lễ, Tết, giá thành có thể tăng và thời gian sản xuất kéo dài. Do đó, doanh nghiệp nên lập kế hoạch đặt hàng sớm để tránh tình trạng gấp gáp.

Thiết kế và yêu cầu in ấn

Những thiết kế vẽ tay theo yêu cầu riêng hoặc in ấn logo phức tạp sẽ có chi phí cao hơn so với mẫu đơn giản. Các mẫu in nhiều màu sắc, nhiều vị trí, hoặc sử dụng kỹ thuật in đặc biệt sẽ làm tăng giá thành. Ví dụ, in logo decal đơn giản trên cốc sứ sẽ rẻ hơn so với in chuyển nhiệt với hình ảnh nhiều màu.

Chất lượng đóng gói

Bao bì cũng là một yếu tố quan trọng trong việc nâng tầm giá trị quà tặng. Chi phí cho phần này phụ thuộc vào loại hộp, chất liệu và các phụ kiện đi kèm. Hộp quà bằng giấy carton cứng có sẵn sẽ có giá thấp hơn so với hộp in logo sang trọng. Túi xách và các phụ kiện như nơ, ruy băng cũng góp phần vào tổng chi phí.

Làm thế nào để tối ưu chi phí đặt quà tặng?

Để tối ưu các chi phí khi tặng quà doanh nghiệp, bạn có thể áp dụng những bí kíp sau:

• Xác định ngân sách và lập kế hoạch chi tiêu hợp lý: Phân bổ ngân sách hợp lý cho từng đối tượng như khách hàng, đối tác, và nhân viên, cũng như cho từng dịp tặng quà và loại sản phẩm.
• Lựa chọn quà tặng phù hợp: Cân nhắc giữa giá trị sử dụng, giá thành và mục đích của món quà. Ví dụ, sổ tay hay bút ký cao cấp có thể có giá cao hơn nhưng lại mang lại giá trị sử dụng lâu dài và thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Đặt hàng số lượng lớn cho các sản phẩm thường xuyên sử dụng: Đối với các sản phẩm có thể dùng trong nhiều dịp như chương trình khuyến mãi hay quà tặng cho nhân viên, nên đặt hàng số lượng lớn từ sớm để nhận được mức chiết khấu tốt.
• Tận dụng các chương trình khuyến mãi: Theo dõi đợt giảm giá và ưu đãi từ các nhà cung cấp để tiết kiệm chi phí.
• Chọn đối tác quà tặng doanh nghiệp chuyên nghiệp: UrBox là một trong những đơn vị cung cấp đa dạng các món quà tặng. Nổi bật có vouchers đa thương hiệu, quà tặng hiện vật và các đặc quyền cao cấp. Giải pháp quà tặng UrBox giúp khách hàng, đối tác giảm đến 80% chi phí và thời gian vận hành.
• Thời điểm đặt hàng: Nên đặt hàng trước Tết ít nhất 1-2 tháng để có thể đảm bảo tiến độ sản xuất và vận chuyển, đồng thời có được giá tốt, tránh tình trạng khan hiếm hàng hóa và giá cả tăng cao.

Tặng quà doanh nghiệp không chỉ là một hành động thể hiện sự tri ân mà còn là một chiến lược tiếp thị hiệu quả. Để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo giá trị của món quà, việc nắm rõ các chi phí khi tặng quà doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Lập kế hoạch chi tiết và lựa chọn thông minh, bạn có thể mang đến những món quà ý nghĩa mà vẫn giữ được tính hợp lý về chi phí. 

Hãy áp dụng những bí quyết mà UrBox đã chia sẻ để không chỉ tiết kiệm tài chính mà còn nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp bạn qua những món quà tặng tinh tế và chất lượng.